توقف تخصیص پرونده‌های مهاجرتی به کارمندان غیرفعال در کانادا توسط IRCC

بروز رسانی 30 شهریور 1403

بررسی توقف تخصیص پرونده‌های مهاجرتی کانادا

متقاضی اقامت دائم، آندریا بوت، که پرونده‌اش در سال 2022 به کد RA9519 اختصاص یافته بود، چهار ماه پس از انتشار داستان CBC، اقامت دائم خود را دریافت کرد. مقامات همچنین سوالاتی را درباره اینکه آیا تیم‌های فناوری اطلاعات (IT) سیستم را “به‌طور منظم” تمیز کرده‌اند، مطرح کردند. در ابتدا، حتی مدیر کل عملیات IT نیز از پاسخ به این سوالات مطمئن نبود.

تغییرات در سیستم تخصیص پرونده‌ها

IRCC در ایمیلی اعلام کرد که چهار ماه پس از داستان CBC بین آوریل و مه 2023 این اداره به استفاده از شناسه‌های عمومی برای سازماندهی درخواست‌ها در سیستم پردازش خود منتقل شده است. IRCC گفت که 125 شناسه عمومی جدید ایجاد کرده و به نیازهای آینده بیشتر اضافه خواهد کرد.تمام شناسه‌های کاربری غیرفعال به‌طور سیستماتیک به شناسه‌های جدید مرکز مسئولیت (RC) اختصاص داده شده‌اند, IRCC روز جمعه اعلام کرد. این اطمینان می‌دهد که پرونده‌ها در زمانی که افسران به‌طور غیرمنتظره‌ای غایب هستند یا بازنشسته می‌شوند، گم نمی‌شوند.

نگرانی‌ها درباره پرونده‌های معلق

در همین حال، یک متقاضی اقامت دائم که برای داستان اولیه با CBC مصاحبه کرده بود، گفت که او فقط چهار ماه پس از انتشار آن داستان، اقامت دائم خود را دریافت کرده است. آندریا بوت گفت: این کمی ناامیدکننده است. طبق ایمیل‌ها، RA9519 یکی از هفت شناسه‌ای بود که پرونده‌ها به اشتباه به عنوان متعلق به دفتر سیدنی، نوا اسکوشیا فهرست شده بودند و سپس در طول بررسی به تیم صحیح منتقل شدند.بوت افزود: امیدوارم این موضوع منجر به یک بازنگری بهتر شود و بیشتر پیشگیرانه در حل این مسائل عمل کنیم تا اینکه واکنشی باشیم.

درخواست شفافیت بیشتر

لیو خاطرنشان کرد: با این حال، عالی خواهد بود اگر دولت درباره اقداماتی که اکنون انجام می‌دهد، شفاف‌تر باشد به جای اینکه این اطلاعات از طریق درخواست دسترسی به اطلاعات منتشر شود. او یادآور شد: افراد واقعی پشت این پرونده‌ها وجود دارند. زندگی مردم در خطر است و آینده و برنامه‌های آنها تحت تأثیر قرار دارد.توقف تخصیص پرونده‌های مهاجرتی کانادا به شناسه‌های غیرفعال یک گام مهم در راستای افزایش کارایی و شفافیت در فرآیندهای مهاجرتی است و امید می‌رود که با این تغییرات، مشکلات موجود کاهش یابد.

چالش‌های ناشی از تخصیص پرونده‌ها به کارمندان غیرفعال

در پی تحقیقات اولیه CBC در سال 2022، کارکنان اداره مهاجرت، پناهندگی و شهروندی کانادا (IRCC) موظف شدند تمامی کدهای کارمندان غیرفعال را بررسی کنند. طبق ایمیل‌هایی که توسط CBC News دریافت شده است، چندین دفتر پرونده‌ها را به کارمندان فعال مجدداً اختصاص داده‌اند.

بر اساس گزارش CBC، پس از تحقیقات این شبکه که نشان داد هزاران درخواست از پرونده‌های مهاجرتی کانادا به شناسه‌ها و کدهای موقتی کارمندان سابق اختصاص داده شده است، دولت فدرال یک بازبینی گسترده انجام داد و سیستم جهانی درخواست‌ها را پاکسازی کرد تا مطمئن شود که هیچ پرونده‌ای فراموش نشده است.

اکنون، اداره مهاجرت، پناهندگی و شهروندی کانادا (IRCC) به CBC News اعلام کرده است که استفاده از شناسه‌های کارمندان غیرفعال را به عنوان نگهدارنده مجازی پرونده‌ها متوقف کرده است تا اطمینان حاصل شود که هیچ پرونده‌ای در فرآیند بررسی از دست نمی‌رود.

در تاریخ 12 دسامبر 2022، CBC برای اولین بار گزارش داد که IRCC ده‌ها هزار درخواست را به کاربران غیرفعال در سیستم مدیریت پرونده‌های جهانی خود (GCMS) اختصاص داده است که برای پردازش درخواست‌های پرونده‌های مهاجرتی کانادا و شهروندی استفاده می‌شود.

داده‌ها نشان دادند که در فوریه همان سال، 59,456 درخواست باز، در انتظار یا بازگشایی شده به 779 کد مختلف اختصاص داده شده بودند که ترکیبی از کدهای موقتی و کارمندان سابق بودند. برخی از این کارمندان بیش از یک دهه پیش وارد سیستم شده و پرونده‌ها را پردازش کرده بودند.

پس از اینکه IRCC در ابتدا موفق به ارائه پاسخ به CBC در زمان مقرر نشد، این سازمان پس از انتشار گزارش اعلام کرد که کدهای کاربران غیرفعال را به عنوان روشی برای سازماندهی و نگهداری پرونده‌ها برای مرحله بعدی پردازش استفاده کرده است. IRCC همچنین توضیح داد که داده‌های ارائه شده توسط CBC تنها یک نگاه اجمالی به یک سیستم پیچیده بوده است.

در نتیجه، نزدیک به دو سال پس از انتشار آن گزارش و یک سال و نیم پس از درخواست CBC برای دریافت اسناد، IRCC سرانجام درخواستی برای دسترسی به اطلاعات را منتشر کرد که حاوی جزئیات بیشتری بود.

اگرچه در آن زمان مقامات ادعا می‌کردند که پرونده‌های مهاجرتی کانادا هرگز در وضعیت معلق نبوده‌اند، اما ایمیل‌هایی که توسط CBC دریافت شده است، نشان می‌دهند که برخی از درخواست‌های مرتبط با کارمندان خارج‌شده از سیستم، در هفته‌های پس از گزارش CBC به کارمندان فعال مجدداً اختصاص داده شدند.

همچنین به نظر می رسد که کارکنان کارایی سیستم مدیریت فایل خود را زیر سوال برده اند.

یکی از ایمیل‌های یکی از کارمندان IRCC که تیمش استفاده از این کدها را به عنوان یک نگرانی علامت‌گذاری کرده است، می‌گوید: از لحاظ داخلی خوب است، اما ما می‌خواهیم از توجه اضافی به این موضوع جلوگیری کنیم.

شان فریزر، وزیر مهاجرت وقت کانادا، در مجلس عوام به شدت تأکید کرد که “ادعاهای مربوط به اینکه پرونده‌ها به افسرانی که وجود ندارند اختصاص داده شده‌اند، کاملاً نادرست است. پس از انتشار اولیه گزارش توسط CBC، شان فریزر، وزیر وقت مهاجرت، تحت فشار پارلمان قرار گرفت و گفت: ادعاهای مربوط به اینکه پرونده‌های مهاجرتی کانادا به افسرانی که وجود ندارند اختصاص داده شده‌اند، به‌طور قطع نادرست است.

در یک جلسه توجیهی فنی که چند روز بعد به CBC ارائه شد، یکی از مقامات IRCC دوباره تأکید کرد که ادعای این گزارش ذاتاً نادرست است و هیچ یک از درخواست‌های مهاجرت فراموش نشده‌اند.

این مقام در تاریخ 15 دسامبر 2022 طی تماس تلفنی با CBC بیان کرد: در هیچ مرحله‌ای از فرآیند، پرونده‌ها بدون رسیدگی رها نمی‌شوند. اما ایمیل‌ها نشان می‌دهند که همان روز، دفتر معاون وزیر در IRCC وظیفه‌ای را به دفاتر پردازشی سراسر شبکه خود صادر کرد تا لیست منتشر شده توسط CBC را بررسی کنند.

یک مشاور ارشد از تیم‌ها خواست تا اطمینان حاصل کنند که تمامی پرونده‌های مهاجرتی کانادا اختصاص یافته به کاربران غیرفعال، واقعاً در حال پردازش هستند و تأیید کنند که نگه داشتن این پرونده‌ها تحت آن شناسه‌های کاربری هنوز منطقی است. این مشاور در ایمیل دیگری توضیح داد: هدف این بود که اطمینان حاصل شود که تمامی پرونده‌های مهاجرتی کانادا در مسیر خود قرار دارند و پیش می‌روند (و فراموش نشده‌اند به‌دلیل اینکه به یک شناسه کاربری اختصاص داده شده‌اند که کسی آن را کنترل نمی‌کند). یکی دیگر از مقامات به تیم خود گفت: “نگرانی اصلی کاربران غیرفعال و پرونده‌هایی است که ممکن است گم شده باشند.

تخصیص مجدد پرونده‌ها و غیرفعال کردن شناسه‌ها

چندین تیم گزارش دادند که در روزهای پس از گزارش CBC، برخی از درخواست‌ها را دوباره تخصیص داده و برخی از شناسه‌های کاربران غیرفعال را غیرفعال کرده‌اند. برای مثال، دفتر IRCC در ویندزور، انتاریو، یک درخواست شهروندی باز را یافت که به یک کارمند اختصاص داده شده بود که اوایل سال 2022 سازمان را ترک کرده بود. در ایمیل آمده است: این درخواست به تصمیم‌گیرنده سطح 2 فعلی مجدداً اختصاص داده شده است.

IRCC آخرین درخواست دسترسی به اطلاعات را منتشر کرد

در دسامبر 2022، CBC افشا کرد که اداره مهاجرت، پناهندگان و شهروندی کانادا (IRCC) هزاران درخواست پرونده‌های مهاجرتی کانادا  را به شناسه‌های کارمندان اخراجی و جایگزین‌ها در حالی که منتظر مرحله بعدی پردازش بودند، اختصاص داده است. پس از این افشاگری، IRCC آخرین درخواست دسترسی به اطلاعات را که پس از آن ارائه شده بود، منتشر کرد.

تیم همیلتون و نیاگارا یک پرونده باز را به یک کاربر فعال اختصاص داد

دفتر اتاوا گفت که فهرست را برای حذف هر کارمندی که دیگر در آنجا کار نمی‌کند، به روز خواهد کرد و بر روی 5 نفری که در گزارش شناسایی شده‌اند، متمرکز خواهد شد، اما به طور پیشگیرانه اقدام به خروج سایر کارکنان در سال 2022 خواهد کرد.در دفتر دیگری، کارکنان پرونده‌های مهاجرتی کانادا را بررسی و اصلاح کردند.همه پرونده‌ها که به شناسه کاربر غیرفعال اختصاص داده شده بودند، بررسی و مجددا اختصاص داده شده‌اند، آنها نوشتند. ما طی چند هفته آینده پردازش و اصلاح خواهیم کرد.

کارگران همچنین ناسازگاری‌هایی را یافتند و برخی درخواست‌ها را که به نظر می‌رسید لغو شده‌اند، به درستی بسته نشده‌اند یا به اشتباه اختصاص داده شده‌اند، علامت‌گذاری کردند. به نظر من این منطقی نیست، یک مشاور ارشد نوشت و پرسید چرا پرونده‌ها همچنان در دفتر سیدنی، نوا اسکوشیا باقی مانده‌اند اما به کارکنان تیم دیگری اختصاص داده شده‌اند.

کارمندان اداره مهاجرت، پناهندگان و شهروندی کانادا (IRCC) در ایمیل‌هایی که توسط CBC به دست آمده است، سوالاتی را درباره منطقی بودن سیستم سازماندهی درخواست‌ها مطرح کردند. آنها همچنین با چندین درخواست شبحی مواجه شدند.

درخواست‌های شبحی

یکی از کارمندان در ایمیلی نوشت: بر اساس یک نمونه‌برداری سریع، فکر می‌کنم بسیاری از این‌ها فقط درخواست‌های شبحی هستند که به دلایل مختلف معلق مانده‌اند، اما دوست دارم ببینم آیا می‌توانیم این درخواست‌های پرونده‌های مهاجرتی کانادا را بررسی کنیم تا مطمئن شویم هیچ‌کدام به دلیلی گم نشده‌اند.

سوالات درباره سیستم

کارمندان IRCC و حتی برخی از مدیران نیز questioned کردند که آیا سیستم مدیریت پرونده‌های مهاجرتی کانادا منطقی است یا خیر. یکی از آنها پرسید: چرا ما از کدهای کارمندان قدیمی استفاده می‌کنیم؟ مدیر کل عملیات فناوری اطلاعات IRCC پاسخ داد: نمی‌توانم در مورد اینکه چرا از کدهای کارمندان قدیمی استفاده می‌کنیم نظر بدهم، اما به اطلاعات دریافتی اعتماد کنید.

مشکلات موجود

بسیاری از تیم‌ها این مشکل را از اوایل اکتبر 2022 شناسایی کرده و از تیم GCMS خواسته بودند که به جای استفاده از کدهای شخصی به عنوان جایگزین، سطل‌های عمومی ایجاد کنند.در بخشی از یک ایمیل محرمانه در نوامبر آمده است: ما باید فشار بیاوریم تا این کدها ایجاد و برای استفاده فعال شوند.

یکی از کارمندان حتی شناسه کاربری خود را برای استفاده به عنوان راهکاری موقت برای اطمینان از اینکه کدهای استفاده شده به عنوان سطل‌های جایگزین از کارمندان فعلی باشد، داوطلب شد.پس از انتشار داستان اصلی CBC، یک معاون مدیر زنجیره ایمیل قبلی را علامت‌گذاری کرد و پیشنهاد کرد که غوطه‌وری عمیق‌تری در مدیریت بار کاری انجام شود.

پیشنهادات برای آینده

یک مشاور ارشد بعداً پیشنهاد کرد که IRCC در سال 2023 یک پروژه آغاز کند تا تلاش کند همه پرونده‌ها را از شناسه‌های کاربری غیرفعال خارج کرده و به سطل‌های عمومی منتقل کند تا از بروز چنین سوالات و سردرگمی‌هایی جلوگیری شود.